Die anderen Werkzeuge auf dieser Seite rechnen etwas aus. Dieses nicht, und das mit Absicht.
In der Abfallnachweisführung gibt es nichts zu multiplizieren. Es gibt einen Nachweis zu führen, einen Schein unterschreiben zu lassen, ein Register zu pflegen — und die eigentliche Schwierigkeit besteht darin zu wissen, welches der drei man gerade vor sich hat. Sie haben unterschiedliche Adressaten, unterschiedliche Zeitpunkte und unterschiedliche Funktionen.
Die drei Ebenen
Der Entsorgungsnachweis kommt zuerst — vor dem ersten Transport. Er belegt gegenüber der Behörde, dass die vorgesehene Entsorgung zulässig ist. Kein gültiger Nachweis, kein zulässiger Transport.
Der Begleitschein dokumentiert den tatsächlich durchgeführten einzelnen Transport. Er begleitet den Abfall und wird von jeder beteiligten Stelle unterzeichnet.
Das Register ist die geordnete Sammlung von beidem. Es wird laufend geführt und mindestens drei Jahre aufbewahrt, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Eintragung — nicht ab dem Datum des Transports. Der Unterschied wird regelmäßig übersehen und verkürzt in der Praxis niemals, sondern verlängert.
Die häufigste Verwechslung: den Begleitschein für das Register zu halten. Der Schein dokumentiert einen Transport. Das Register ist das, was jemandem erlaubt, ein ganzes Jahr zu rekonstruieren, ohne einen Ordner durchzublättern.
Das eANV, und die Signaturhürde
Für nachweispflichtige Abfälle — in der Regel gefährliche — ist das elektronische Verfahren seit dem 1. April 2010 verbindlich. Nachweise, Begleitscheine und Registerführung laufen elektronisch über die Länderbehörden und die zentrale Koordinierungsstelle.
Und seit dem 1. Februar 2011 sind Nachweise und Begleitscheine mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu unterzeichnen.
Diese Signaturpflicht ist der Punkt, an dem kleine Betriebe hängen bleiben, und sie ist kein Formalismus: Sie verlangt eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät — oder einen Dienstleister, der die Signatur im Auftrag leistet — und sie muss organisiert sein, bevor der erste Transport ansteht. Ein unsignierter Schein beweist nichts, und der Termin, an dem das auffällt, ist immer der ungünstigste.
Wer diese Aufgabe an einen Entsorger oder einen Dienstleister abgibt, sollte zweierlei schriftlich haben: wer signiert, und wie Sie an Ihre eigenen Registerdaten kommen, wenn der Vertrag endet.
Was das Register enthalten muss
Die Spalten, die das Werkzeug oben auflistet — und aus denen es ein leeres Register erzeugt — sind die, ohne die ein Register nicht nachvollziehbar ist: Datum, Abfallschlüssel nach der Abfallverzeichnis-Verordnung, Abfallbezeichnung im Klartext, Menge mit Einheit, Nummer des Entsorgungsnachweises, Nummer des Begleitscheins, Erzeuger, Beförderer, Entsorger und das vorgesehene Entsorgungsverfahren.
Zwei davon sind es wert, verteidigt zu werden.
Die Bezeichnung im Klartext, nicht nur der Schlüssel. Ein Register aus lauter sechsstelligen Nummern ist nach drei Jahren unlesbar, auch für die Person, die es geführt hat — und drei Jahre später ist genau der Zeitpunkt, an dem gefragt wird.
Die Einheit, in jeder Zeile. Kilogramm- und Tonnenzeilen ohne Einheitsangabe sind kein Register, sondern eine Zahlenliste.
Was die Signatur des Entsorgers beweist
Die Verantwortung des Erzeugers endet nicht mit der Abfahrt des Fahrzeugs. Der Sinn des vollständig signierten Begleitscheins ist, dass er der einzige Beleg dafür ist, dass der Abfall bei einer zugelassenen Anlage angekommen ist.
Daraus folgt die eine Routine, die mehr wert ist als jede Software: einmal im Monat prüfen, welche Begleitscheine nicht zurückgekommen sind, und nachhaken. Fünf Minuten — und der Unterschied zwischen einem Nachweisverfahren und einem Stapel Dateien.
Was diese Seite nicht abdeckt
Sie beschreibt das allgemeine Nachweisverfahren für gefährliche Abfälle. Außerhalb bleiben, jeweils mit eigenen Dokumenten und Fristen:
- die Vorgaben Ihrer zuständigen Landesbehörde, die im Zweifel gelten;
- Kleinmengenregelungen und Sammelentsorgungsnachweise, die das Verfahren für kleine Erzeuger verändern;
- grenzüberschreitende Verbringungen, die der europäischen Abfallverbringungsverordnung und einem Notifizierungsverfahren unterliegen;
- die Gewerbeabfallverordnung mit ihren eigenen Dokumentationspflichten für nicht gefährliche Abfälle;
- das Gefahrgutrecht, das denselben Transport parallel regelt — mit eigener Einstufung, eigenen Papieren, eigener Kennzeichnung und eigener Unterweisungspflicht.
Der letzte Punkt verdient Nachdruck: Abfallrecht und Gefahrgutrecht laufen nebeneinander, nicht nacheinander. Ein Transport kann nach dem einen in Ordnung sein und nach dem anderen nicht.
Was aufzubewahren ist
Der Grundsatz, der alles vereinfacht: ein Abfallweg muss Jahre später von jemand anderem als Ihnen vollständig rekonstruierbar sein.
- Das Register, drei Jahre ab Eintragung, in einer Form, die auch ohne die erzeugende Software lesbar ist. Ziehen Sie einmal jährlich einen Export: Ein Register, das nur im Portal eines Dienstleisters existiert, ist ein Register, das Sie beim Anbieterwechsel verlieren.
- Entsorgungsnachweise und Begleitscheine, signiert und vollständig.
- Die Zulassungen Ihrer Partner — Beförderer und Entsorgungsanlage — mit Gültigkeitsdaten. Abfall an eine nicht zugelassene Stelle zu geben, fällt auf Sie zurück, und die Prüfung obliegt Ihnen.
- Die Deklarationsanalytik, die zur Einstufung geführt hat. Danach wird gefragt, wenn der Abfallschlüssel bestritten wird.
- Die monatliche Kontrolle offener Begleitscheine, mit den Nachfassungen. Sie ist der Beleg, dass eine Kontrolle stattfindet — nicht nur, dass Dokumente existieren.
Wenn Sie es besser machen
Diese Seite beschreibt den Rahmen. Sie beschreibt nicht, wie Sie ihn ausfüllen, und genau dort liegen die Kniffe: eine interne Abfallnomenklatur, die zu den Prozessen passt, ein monatliches Ritual für offene Scheine, ein Weg, die Zulassungen der Partner zu prüfen, ohne dafür einen Arbeitstag im Jahr zu opfern.
Wenn Sie so etwas haben, ist es genau das, wofür es diese Seite gibt: sammeln und dem Fach zurückgeben.