Les autres outils de ce site calculent quelque chose. Celui-ci non, et c’est délibéré.
En traçabilité des déchets, il n’y a rien à multiplier. Il y a un registre à tenir, un bordereau à faire signer, une déclaration à envoyer pour certaines installations — et l’essentiel de la difficulté consiste à savoir lequel des trois vous avez sous les yeux, parce qu’ils n’ont ni le même destinataire, ni la même échéance, ni la même durée de conservation.
Un calculateur, ici, aurait été du théâtre. La table de cette page l’est moins.
Les trois obligations, et pourquoi on les confond
Le registre chronologique est à vous. Vous le tenez en continu, il retrace les entrées et les sorties, et il se conserve trois ans. Son contenu n’est pas libre : il est fixé par l’arrêté du 31 mai 2021.
Le bordereau de suivi des déchets accompagne le déchet. Il s’émet à chaque mouvement, se signe à chaque étape, et se conserve cinq ans. Depuis le 1er janvier 2022 il est dématérialisé sur Trackdéchets, qui l’archive automatiquement.
La déclaration annuelle part vers l’administration, et elle ne concerne pas tout le monde : elle dépend du régime de votre installation et des seuils applicables.
Trois obligations, trois durées, trois destinataires. La confusion la plus fréquente et la plus coûteuse est de croire que la plateforme couvre tout : Trackdéchets conserve vos bordereaux, il ne vous dispense pas de tenir le registre, et c’est vous qui répondez de l’exactitude de ce registre devant un contrôle.
Ce qui doit figurer dans le registre
L’arrêté du 31 mai 2021 fixe le contenu, et il est plus précis que ce que la plupart des tableurs maison contiennent. Pour un registre de déchets sortants :
- la date d’expédition ;
- la dénomination usuelle du déchet et son code — pas seulement le code, sinon le registre est illisible trois ans plus tard ;
- s’il s’agit d’un déchet contaminé par des polluants organiques persistants ;
- le cas échéant, le code au titre de la convention de Bâle ;
- le numéro des bordereaux de suivi ;
- la quantité, en tonnes ou en mètres cubes ;
- l’identité du producteur du déchet ;
- le numéro SIRET de l’établissement expéditeur ou détenteur ;
- la raison sociale et le numéro SIREN de l’éco-organisme, si le déchet relève d’une filière à responsabilité élargie du producteur.
L’outil ci-dessus reprend ces colonnes et vous en génère un fichier vierge. L’arrêté prévoit d’autres entrées selon le type de registre — entrants, terres excavées et sédiments — et c’est le texte lui-même qu’il faut ouvrir si votre situation en relève.
Deux détails qui font la différence entre un registre exploitable et un registre qui ne prouve rien :
Le SIRET, pas le SIREN. C’est l’établissement expéditeur qui compte, pas l’entreprise. Sur un groupe multi-sites, c’est la seule façon de savoir d’où le déchet est parti.
L’unité, écrite. Un registre où certaines lignes sont en tonnes et d’autres en mètres cubes sans que l’unité figure n’est pas un registre, c’est une liste de nombres.
Le bordereau : ce que la signature prouve
Le bordereau suit le déchet et se signe à chaque étape : à l’enlèvement, au transport, à l’arrivée. La signature finale du destinataire est ce qui atteste que le déchet est arrivé là où il devait aller.
C’est important pour une raison qui dépasse la paperasse : la responsabilité du producteur ne s’éteint pas au départ du camion. Elle court jusqu’à l’élimination ou la valorisation finale. Un bordereau parti sans retour signé est un mouvement dont vous ne pouvez pas prouver la destination — et la charge de la preuve est de votre côté.
D’où la règle de suivi qui vaut mieux que n’importe quel logiciel : relevez chaque mois les bordereaux non clôturés, et relancez. C’est cinq minutes, et c’est ce qui distingue un système de traçabilité d’une pile de PDF.
Ce que la table ne couvre pas
Cette page décrit les obligations générales du producteur de déchets dangereux. Sortent de son périmètre, et ajoutent chacun leurs propres documents et leurs propres délais :
- les installations classées dont l’arrêté préfectoral impose des prescriptions particulières ;
- les déchets d’amiante, avec leur bordereau spécifique ;
- les déchets d’activités de soins à risques infectieux ;
- les transferts transfrontaliers, qui relèvent du règlement européen sur les transferts de déchets et d’une procédure de notification préalable ;
- les filières à responsabilité élargie du producteur, qui ajoutent des obligations déclaratives propres.
Si vous êtes dans l’un de ces cas, la table ci-dessus est un point de départ, pas une réponse.
Ce qu’il faut garder, et où
Le principe qui simplifie tout : un mouvement de déchet doit pouvoir être reconstitué de bout en bout, des années plus tard, par quelqu’un d’autre que vous.
- Le registre, trois ans, sous une forme lisible sans le logiciel qui l’a produit. Exportez-le une fois par an : un registre qui n’existe que dans une application est un registre que vous perdrez le jour où vous changerez de prestataire.
- Les bordereaux, cinq ans. Trackdéchets les archive, mais faites une extraction annuelle : la conservation par un tiers est une commodité, pas une garantie.
- Les autorisations et récépissés de vos prestataires — transporteur et installation de destination — avec leur date de validité. Confier un déchet à un prestataire non autorisé engage votre responsabilité, et la vérification vous incombe.
- Les caractérisations qui ont servi à classer le déchet : analyses, fiches de données de sécurité, justification du code retenu. C’est ce qu’on vous demandera si le classement est contesté.
- Le relevé des bordereaux non clôturés, avec les relances. C’est la preuve que le suivi existe, et pas seulement les documents.
Si votre méthode est meilleure
Cette page décrit le cadre. Elle ne décrit pas la façon dont vous le tenez, et c’est là que se trouvent les vraies astuces du métier : une nomenclature interne des déchets qui colle à vos process, un rituel mensuel de relance des bordereaux ouverts, une manière de faire vérifier les autorisations des prestataires sans y passer une journée par an.
Si vous en avez une qui marche, c’est exactement ce que ce site est fait pour recueillir et rendre au métier.