Il existe, dans à peu près toutes les entreprises de France, un fichier qui s’appelle suivi EPI.xlsx. Il a été créé par quelqu’un qui est parti, il contient une colonne « date + 1 an » calculée à la main, et personne ne sait plus si la ligne 47 est à jour.
Cette page fait deux choses que ce fichier fait mal : elle calcule les dates correctement, et elle dit d’où vient chaque périodicité.
Le second point est le plus important, et c’est celui qui a surpris à la rédaction : une bonne partie des périodicités que le métier traite comme la loi n’en sont pas. Le recyclage triennal de l’habilitation électrique est une préconisation de norme, pas une obligation du Code du travail. Les périodicités de vérification de la plupart des équipements ne sont écrites nulle part : c’est à vous de les fixer et de les justifier. Confondre les trois, c’est se croire couvert là où on ne l’est pas — et se croire en faute là où on ne l’est pas non plus.
La règle qui décide : la date la plus proche
C’est l’erreur numéro un des tableurs maison, et elle est structurelle : ils suivent une date par ligne.
Or trois horloges tournent en parallèle sur un même équipement :
- La vérification périodique — la prochaine VGP, la prochaine visite, le prochain recyclage.
- La durée de vie annoncée par le fabricant, comptée depuis la fabrication ou depuis la première utilisation selon la notice.
- Votre règle interne, si elle est plus stricte — et elle l’est souvent, à raison, sur les postes durs.
La date qui compte est la plus proche des trois. Un harnais dont la vérification générale périodique a été faite le mois dernier mais dont la durée de vie constructeur est dépassée est hors service. Un tableur qui ne suit que la VGP ne le verra jamais, et le jour où quelqu’un s’en aperçoit, c’est en général parce que quelqu’un d’autre est tombé.
L’outil de cette page prend les deux dates que vous lui donnez et retient la plus proche. C’est peu de chose ; c’est aussi précisément ce que le tableur ne fait pas.
Les périodicités, et sur quoi chacune repose
EPI antichute : 12 mois, et c’est une obligation
L’arrêté du 19 mars 1993 fixe la liste des équipements de protection individuelle soumis à vérification générale périodique. Les EPI de catégorie III contre les chutes de hauteur y figurent, et la périodicité est au moins tous les douze mois, par une personne compétente.
Ce que la VGP couvre : harnais, longes, absorbeurs d’énergie, antichutes à rappel automatique, connecteurs, systèmes complets, dispositifs d’ancrage.
Ce qu’elle ne remplace pas : le contrôle avant chaque utilisation par le porteur. C’est celui-là qui trouve les vraies avaries — une sangle rongée par un solvant, une couture ouverte, un mousqueton fissuré. La VGP annuelle est un filet de sécurité administratif ; le contrôle avant usage est la sécurité.
Et la notice du fabricant prime toujours. Elle peut imposer six mois en usage intensif, ou une mise au rebut après une chute, quelle que soit la date de la dernière VGP.
Habilitation électrique : trois ans, mais ce n’est pas la loi
C’est la nuance la plus mal comprise du lot. La périodicité de recyclage de trois ans est une préconisation de la norme NF C 18-510, pas une obligation inscrite dans le Code du travail. Elle descend à un an pour les travaux sous tension.
Trois conséquences pratiques :
- L’habilitation elle-même n’a pas de durée légale. C’est un acte de l’employeur : vous délivrez un titre à quelqu’un dont vous avez vérifié la formation, l’expérience et l’aptitude. Vous pouvez le retirer, le restreindre ou le renouveler à tout moment.
- Le recyclage n’est pas automatique. Un salarié qui n’a pas exercé l’activité pendant deux ans, ou qui a changé de poste, ou dont l’état de santé a évolué, relève d’un réexamen même si son titre est encore « valide ».
- Trois ans reste la bonne pratique, et un inspecteur du travail vous demandera comment vous maintenez la compétence. « La norme préconise trois ans, nous faisons trois ans » est une réponse solide. « Ce n’est pas obligatoire » n’en est pas une.
CACES : cinq ans — et ce n’est pas l’autorisation de conduite
La plupart des recommandations de la CNAM fixent la validité du certificat à cinq ans, dont la R489 pour les chariots à conducteur porté.
Mais le CACES n’autorise personne à conduire. Ce qui autorise, c’est l’autorisation de conduite, un document interne que l’employeur signe et qui suppose trois choses réunies :
- un avis d’aptitude médicale du service de prévention et de santé au travail,
- un contrôle des connaissances et du savoir-faire pour la conduite en sécurité — ce que le CACES atteste,
- la connaissance des lieux et des instructions à respecter sur le site concerné.
D’où la conséquence que les échéanciers oublient : un cariste dont le CACES est valide mais qui vient de changer de site n’a pas d’autorisation de conduite valable pour ce site tant que vous ne l’avez pas réémise. Et une visite médicale périmée invalide l’autorisation sans toucher au CACES.
Dans l’outil, suivez les deux lignes séparément. Elles ne tombent pas aux mêmes dates.
SST : 24 mois
Le maintien et l’actualisation des compétences du sauveteur secouriste du travail se fait tous les vingt-quatre mois dans le dispositif INRS. Au-delà du délai, le certificat cesse d’être valide et la personne doit reprendre la formation initiale — ce qui coûte deux jours au lieu d’un, pour un oubli de calendrier.
C’est la ligne qui justifie le mieux l’export .ics : le rappel doit tomber deux mois avant, pas le jour de l’échéance, parce qu’il faut trouver une session.
Tout le reste : à vous de le fixer
Pour la grande majorité des équipements, aucun texte ne donne de périodicité. Le principe est celui des vérifications générales périodiques : l’employeur détermine la nature, l’étendue et la fréquence des vérifications à partir de l’évaluation des risques, de la notice du fabricant et des conditions réelles d’utilisation.
Ce n’est pas un vide, c’est une obligation d’un autre genre : vous devez pouvoir justifier votre choix. Une périodicité écrite, datée, rattachée à une analyse, tient devant un contrôle. Une périodicité que personne ne sait expliquer ne tient pas, même si elle est courte.
Ce que l’outil calcule, et ce qu’il ne fait pas
Il ajoute des mois à une date, retient la plus proche des échéances, trie par urgence et exporte. C’est tout, et c’est délibéré.
Il ne conserve rien. Rechargez la page et le tableau est vide. Ce n’est pas une limitation technique : un registre qui vit dans le profil d’un navigateur est pire qu’un fichier, parce qu’il disparaît avec la machine, ne se partage pas, et ne se sauvegarde pas. Exportez, et gardez le fichier là où vivent vos autres preuves.
Il n’envoie rien. Aucune requête réseau ne part de cette page. Vos noms de porteurs et vos dates ne quittent pas votre appareil, ce qui est aussi la réponse à la question RGPD que pose tout suivi nominatif d’équipements.
Il ne connaît pas votre matériel. Les périodicités proposées sont des points de départ pour les cas les plus courants. La notice de votre fabricant est plus précise que n’importe quelle liste générique, et elle prime.
L’ajout de mois, fait correctement
Détail technique qui a des conséquences réelles : ajouter un mois au 31 janvier donne le 28 ou 29 février, pas le 2 ou 3 mars. La fonction native de JavaScript fait le second calcul ; les tableurs, selon la formule employée, font l’un ou l’autre. Sur une périodicité de douze mois l’écart est invisible ; sur une périodicité de un ou trois mois appliquée en fin de mois, il décale toute la série.
L’outil de cette page ramène au dernier jour du mois cible, ce que fait tout agenda et ce que veut dire « tous les six mois » pour un être humain.
L’export agenda
Le bouton d’export produit un fichier .ics standard, avec un événement par échéance et un rappel trente jours avant. Il s’importe dans Outlook, Google Agenda, Apple Calendrier et à peu près tout le reste.
Deux choses à savoir :
- Les identifiants d’événement sont déterministes. Réimporter un échéancier mis à jour met les entrées à jour au lieu de les dupliquer, tant que les lignes n’ont pas changé d’ordre.
- Un agenda n’est pas une preuve. Il vous rappelle de faire la vérification ; il n’atteste pas que vous l’avez faite. Ce qui atteste, c’est le rapport de vérification signé, et il doit vivre ailleurs.
Ce qu’il faut garder comme preuve
Une échéance tenue mais non tracée équivaut, devant un contrôle, à une échéance ratée. Par équipement et par personne :
- Les rapports de vérification périodique, avec la date, l’identité et la qualification du vérificateur, et les suites données aux réserves. Une réserve non levée est un point de non-conformité à elle seule.
- Les notices des fabricants, en particulier la durée de vie et les critères de mise au rebut. C’est le document qui prime, et c’est celui qu’on ne retrouve jamais.
- La traçabilité individuelle des EPI : numéro de série, date de mise en service, attributaire. Sans identifiant unique, aucun suivi n’est vraiment opposable — deux harnais du même modèle sont deux objets différents.
- Les mises au rebut, avec le motif et la date. Un équipement retiré du service et retrouvé dans un camion trois mois plus tard est un incident, pas un oubli.
- Les titres d’habilitation et les autorisations de conduite signés, avec les avis d’aptitude qui les fondent.
- Votre note de méthode : les périodicités que vous appliquez et pourquoi. Trois lignes. C’est ce qui transforme un échéancier en système de management, et c’est ce qu’on vous demandera en premier.
Si votre méthode est meilleure
Cette page décrit une pratique courante et sourcée. Elle ne décrit pas la seule possible, et l’échéancier est précisément le domaine où les préventeurs ont inventé les meilleures astuces : un code couleur qui tient sur une plastifieuse, un rituel de quinze minutes le lundi, un système d’étiquettes qui rend le contrôle visuel immédiat au magasin.
Si vous en avez une qui marche, c’est exactement ce que ce site est fait pour recueillir et rendre au métier.