In quasi tutte le aziende esiste un file che si chiama più o meno scadenzario DPI.xlsx. L’ha creato qualcuno che non c’è più, ha una colonna che somma un anno a mano, e nessuno sa più se la riga 47 sia aggiornata.
Questa pagina fa due cose che quel file fa male: calcola bene le date e dice da dove viene ogni cadenza.
E in Italia, oggi, c’è una ragione in più per rifarlo da capo: l’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 ha riscritto la formazione. È entrato in vigore il 24 maggio 2025 e il periodo transitorio si è chiuso il 24 maggio 2026. Molto materiale ancora in circolazione descrive il regime precedente, e uno scadenzario costruito su quello ha ormai delle righe sbagliate.
Che cosa è cambiato con l’Accordo 2025
Il cambiamento che coglie impreparate più aziende riguarda i preposti: il corso base sale da 8 a 12 ore e l’aggiornamento diventa biennale, con durata minima di 6 ore. Prima era quinquennale. Un’azienda che avesse impostato il promemoria a cinque anni ha, in questo momento, preposti da riqualificare senza saperlo.
Per i dirigenti l’aggiornamento resta di 6 ore ogni cinque anni, mentre il corso base scende da 16 a 12 ore, con un modulo aggiuntivo per chi opera nei cantieri temporanei o mobili.
Sul fronte della modalità c’è un vincolo che pesa sull’organizzazione più della cadenza: per i preposti, base e aggiornamento non possono essere svolti in e-learning — servono presenza o videoconferenza.
Infine, la novità più ampia: è stato introdotto un corso obbligatorio per il datore di lavoro, indipendentemente dal fatto che ricopra il ruolo di RSPP.
⚠️ Prima di fissare una scadenza sulla base di questa pagina, verifichi il testo dell’Accordo e le FAQ ufficiali. È la materia più mobile fra tutte quelle che questo sito copre, ed è il motivo per cui questa pagina ha una cadenza di revisione breve.
La regola che decide: la data più vicina
È l’errore strutturale di ogni foglio fatto in casa: segue una data per riga.
Su uno stesso dispositivo corrono tre orologi:
- Il prossimo controllo — periodico, del fabbricante, del fornitore esterno.
- Il fine vita utile dichiarato dal fabbricante, contato dalla produzione o dal primo utilizzo secondo il libretto.
- La sua regola interna, se più severa — e sulle lavorazioni gravose dovrebbe esserlo.
Prevale la più vicina delle tre. Un imbracatura controllata il mese scorso ma con la vita utile esaurita è fuori servizio. Un foglio che segue solo il controllo non lo mostrerà mai, e il giorno in cui qualcuno se ne accorge è di solito il giorno in cui qualcuno è caduto.
Lo strumento prende le due date che le fornisce e tiene la più vicina. È poca cosa; è esattamente ciò che il foglio di calcolo non fa.
Le cadenze e su cosa si fondano
DPI di terza categoria: controllo annuale
Il controllo annuale approfondito da parte di persona competente è quanto prevedono la UNI EN 365 e i libretti dei fabbricanti. Il collegamento normativo sta nell’art. 77 del D.Lgs. 81/2008, che rinvia alle istruzioni del fabbricante: è quel rinvio a rendere vincolante un documento scritto da un’azienda privata.
Se il libretto prescrive sei mesi in uso intensivo, sono sei mesi a obbligarla.
Il controllo annuale non sostituisce la verifica prima di ogni uso da parte di chi lo indossa: è lì che si trovano i danni veri — una fettuccia abrasa, una cucitura aperta, un moschettone deformato. E un componente che ha arrestato una caduta si mette fuori servizio in modo definitivo, qualunque sia la data del controllo.
Preposti: aggiornamento biennale
Sei ore almeno, ogni due anni, in presenza o videoconferenza. È la riga da correggere per prima in ogni scadenzario preesistente.
Dirigenti: aggiornamento quinquennale
Sei ore ogni cinque anni.
Addetti al primo soccorso: aggiornamento triennale
Il DM 388/2003 prevede l’aggiornamento con cadenza triennale; la durata minima dipende dal gruppo di appartenenza dell’azienda (A, B o C), che a sua volta dipende dall’attività e dal numero di lavoratori.
Come per la Germania e la Francia, la cadenza non è però l’obbligo principale: lo è quanti addetti designare e dove. Un’azienda con tutti gli attestati in corso di validità ma con l’unico addetto in ferie durante il turno di notte non è in regola, e nessuno scadenzario lo segnala.
Addetti antincendio: validità quinquennale
Il DM 2 settembre 2021 fissa una validità massima di cinque anni, entro i quali va svolto l’aggiornamento. Le ore dipendono dal livello di rischio dell’attività — 1, 2 o 3.
Tutto il resto: lo stabilisce lei
Per la maggior parte delle attrezzature non esiste una cadenza fissata: la determina lei a partire dalla valutazione dei rischi, dal manuale e dalle condizioni reali di impiego, e deve poterla motivare.
Non è un vuoto, è un obbligo di altro tipo. Una cadenza scritta, datata e collegata a una valutazione regge a una verifica. Una cadenza che nessuno sa spiegare non regge, per quanto breve sia.
Che cosa fa lo strumento e che cosa no
Somma mesi a una data, tiene la scadenza più vicina, ordina per urgenza ed esporta. Nient’altro, deliberatamente.
Non conserva nulla. Ricaricando la pagina la tabella è vuota. Non è un limite tecnico: un registro che vive nel profilo di un browser è peggio di un file, perché sparisce con la macchina, non si condivide e non viene mai salvato. Esporti, e tenga il file dove stanno le altre sue evidenze.
Non invia nulla. Da questa pagina non parte alcuna richiesta di rete. Nomi e date non lasciano il suo dispositivo, il che risponde anche alla questione privacy che ogni registro nominativo di dispositivi solleva.
Non conosce la sua attrezzatura. Le cadenze proposte sono punti di partenza per i casi più comuni. Il libretto del suo fabbricante è più preciso di qualunque elenco generico, ed è quello che la vincola.
Sommare mesi, fatto bene
Dettaglio tecnico con conseguenze concrete: sommare un mese al 31 gennaio dà il 28 o il 29 febbraio, non il 2 o il 3 marzo. La funzione nativa di JavaScript fa la seconda cosa; i fogli di calcolo, a seconda della formula, l’una o l’altra. Su una cadenza di dodici mesi non si nota mai. Su una di uno o tre mesi applicata a fine mese, sposta l’intera serie.
Questo strumento riporta all’ultimo giorno del mese di destinazione — come fa qualunque calendario, e come una persona intende «ogni sei mesi».
L’esportazione nel calendario
Il pulsante di esportazione produce un file .ics standard: un evento giornaliero per scadenza, con promemoria trenta giorni prima. Si importa in Outlook, Google Calendar, Calendario di Apple e praticamente in tutto il resto.
Due avvertenze:
- Gli identificativi degli eventi sono deterministici. Reimportare uno scadenzario aggiornato aggiorna le voci invece di duplicarle, finché le righe non cambiano ordine.
- Un calendario non è una prova. Le ricorda di fare il controllo; non attesta che l’abbia fatto. Lo attesta il verbale firmato, che vive altrove.
Che cosa conservare come prova
Una scadenza rispettata ma non documentata, davanti a una verifica, vale quanto una scadenza mancata. Per dispositivo e per persona:
- I verbali di controllo, con data, identità e competenza di chi controlla, e l’esito delle non conformità rilevate. Una non conformità aperta è di per sé un rilievo.
- I libretti dei fabbricanti, in particolare vita utile e criteri di messa fuori servizio. È il documento che la vincola ed è quello che non si trova mai.
- La tracciabilità individuale dei DPI: matricola, data di prima messa in uso, assegnatario. Senza identificativo univoco nessuna gestione è davvero difendibile: due imbracature dello stesso modello sono due oggetti distinti con due storie distinte.
- Le consegne dei DPI firmate, che sono anche la prova dell’informazione sull’uso corretto.
- Le messe fuori servizio, con motivo e data. Un dispositivo ritirato che ricompare in un furgone tre mesi dopo è un incidente, non una dimenticanza.
- Gli attestati di formazione, con contenuti, durata, soggetto formatore e modalità — quest’ultima ora rilevante, visto che per i preposti l’e-learning non è ammesso.
- La sua cadenza scritta e la sua motivazione. Tre righe. Sono ciò che trasforma uno scadenzario in un sistema di gestione, ed è la prima cosa che le verrà chiesta.
Se il suo metodo è migliore
Questa pagina descrive una prassi corrente e documentata. Non descrive l’unica possibile, e la gestione delle scadenze è proprio il terreno su cui il mestiere ha inventato gli espedienti migliori: un codice colore leggibile da un capo all’altro del capannone, un rituale di un quarto d’ora il lunedì, una procedura di magazzino che rende impossibile saltare il controllo.
Se ne ha uno che funziona, è esattamente ciò che questo sito esiste per raccogliere e restituire al mestiere.