En casi todas las empresas hay un archivo que se llama algo así como control EPIs.xlsx. Lo creó alguien que ya no está, tiene una columna que suma un año a mano, y nadie sabe ya si la fila 47 está al día.
Esta página hace dos cosas que ese archivo hace mal: calcular bien las fechas, y decir de dónde sale cada plazo.
Lo segundo es lo importante, y en España tiene una particularidad que conviene entender antes de seguir: para la formación en prevención, la ley no fija ningún plazo. El artículo 19 de la LPRL obliga a formar a cada persona trabajadora y a repetir la formación «periódicamente si fuera necesario». Punto. Cualquier herramienta que le ofrezca «cada dos años» como si fuera la norma se está inventando la norma.
Por eso, en la tabla de más abajo, esa casilla va deliberadamente vacía. El plazo lo pone su plan de prevención, y usted tiene que poder defenderlo.
La regla que decide: la fecha más próxima
Es el fallo estructural de toda hoja hecha en casa: sigue una fecha por línea.
Sobre un mismo equipo corren tres relojes:
- La próxima revisión — la periódica, la del fabricante, la del proveedor externo.
- El fin de vida útil que indica el fabricante, contado desde la fabricación o desde la primera puesta en uso según el manual.
- Su propia regla interna, si es más estricta — y en puestos duros debería serlo.
Manda la más próxima de las tres. Un arnés revisado el mes pasado cuya vida útil caducó el año pasado está fuera de servicio. Una hoja que solo sigue la revisión no lo verá nunca, y el día en que alguien se da cuenta suele ser el día en que alguien se ha caído.
La herramienta toma las dos fechas que usted le da y se queda con la más cercana. Es poca cosa; es exactamente lo que la hoja de cálculo no hace.
Los plazos y en qué se apoya cada uno
EPI de categoría III: revisión anual
La revisión anual a fondo por persona competente es lo que recoge la UNE-EN 365 y lo que exigen los manuales de los fabricantes. El vínculo legal está en el artículo 7 del RD 773/1997: la utilización, el almacenamiento, el mantenimiento, la limpieza y la reparación de los EPI deben efectuarse de acuerdo con las instrucciones del fabricante.
Ese giro es más importante de lo que parece: convierte un documento escrito por una empresa privada en una obligación exigible. Si el manual dice seis meses en uso intensivo, seis meses es lo que le obliga.
Lo que la revisión anual no sustituye: la comprobación antes de cada uso por la persona que lo lleva puesto. Ahí es donde aparecen los daños reales — una cinta rozada, una costura abierta, un mosquetón deformado. Y un componente que ha detenido una caída se retira definitivamente, tenga la revisión que tenga.
Formación en prevención: sin plazo legal
El artículo 19 de la LPRL exige formación teórica y práctica, suficiente y adecuada, en el momento de la contratación, cuando se producen cambios en las funciones o se introducen nuevas tecnologías, y repetida periódicamente si fuera necesario.
Tres consecuencias prácticas:
- No hay un «caduca a los dos años» que valga para todo el mundo. Quien se lo diga está describiendo la práctica de su sector o el criterio de su servicio de prevención ajeno, no la ley.
- Los disparadores son los cambios, no el calendario. Un cambio de puesto, una máquina nueva, un procedimiento nuevo, un accidente: cada uno obliga a formar de nuevo, aunque la última formación sea de hace tres meses.
- La formación debe impartirse dentro de la jornada o, en su defecto, con descuento del tiempo, y su coste no puede recaer sobre la persona trabajadora.
Elija su plazo, escríbalo en el plan de prevención, y póngalo en la herramienta. Lo que se le exigirá no es un número concreto: es que el suyo esté razonado.
Todo lo demás: lo determina usted
Para la mayoría de los equipos no hay periodicidad fijada. La determina usted a partir de la evaluación de riesgos, del manual y de las condiciones reales de uso, y debe poder justificarla.
No es un vacío, es una obligación de otro tipo. Una periodicidad escrita, fechada y ligada a una evaluación aguanta una inspección. Una periodicidad que nadie sabe explicar no aguanta, por corta que sea.
Qué hace la herramienta y qué no
Suma meses a una fecha, se queda con el vencimiento más próximo, ordena por urgencia y exporta. Eso es todo, deliberadamente.
No guarda nada. Recargue la página y la tabla queda vacía. No es una limitación técnica: un registro que vive en el perfil de un navegador es peor que un archivo, porque desaparece con el equipo, no se comparte y nunca se respalda. Exporte y guarde el archivo donde vivan sus demás evidencias.
No envía nada. De esta página no sale ninguna petición de red. Los nombres y las fechas no salen de su dispositivo, lo cual responde también a la pregunta de protección de datos que plantea cualquier registro nominativo de equipos.
No conoce su material. Las periodicidades propuestas son puntos de partida para los casos más frecuentes. El manual de su fabricante es más preciso que cualquier lista genérica, y es el que le obliga.
Sumar meses, bien hecho
Detalle técnico con consecuencias reales: sumar un mes al 31 de enero da el 28 o el 29 de febrero, no el 2 o el 3 de marzo. La función nativa de JavaScript hace lo segundo; las hojas de cálculo, según la fórmula, hacen una cosa u otra. En un plazo de doce meses no se nota nunca. En uno de uno o tres meses aplicado a final de mes, desplaza toda la serie.
Esta herramienta ajusta al último día del mes de destino, que es lo que hace cualquier agenda y lo que significa «cada seis meses» para una persona.
La exportación al calendario
El botón de exportación genera un archivo .ics estándar, con un evento de día completo por vencimiento y un aviso treinta días antes. Se importa en Outlook, Google Calendar, Calendario de Apple y prácticamente todo lo demás.
Dos cosas que conviene saber:
- Los identificadores de evento son deterministas. Reimportar un calendario actualizado actualiza las entradas en lugar de duplicarlas, mientras las filas no cambien de orden.
- Un calendario no es una prueba. Le recuerda que tiene que hacer la revisión; no acredita que la haya hecho. Eso lo acredita el informe firmado, y ese vive en otro sitio.
Qué conservar como prueba
Un plazo cumplido pero no documentado equivale, ante una inspección, a un plazo incumplido. Por equipo y por persona:
- Los informes de revisión, con fecha, identidad y competencia de quien revisa, y qué se hizo con los defectos detectados. Un defecto abierto es por sí solo un incumplimiento.
- Los manuales de los fabricantes, en particular vida útil y criterios de retirada. Es el documento que le obliga y el que nunca aparece cuando hace falta.
- La trazabilidad individual de los EPI: número de serie, fecha de puesta en servicio, persona asignada. Sin identificador único ningún seguimiento es realmente defendible: dos arneses del mismo modelo son dos objetos distintos con dos historias distintas.
- Las entregas de EPI firmadas, que son además la prueba de que se informó del uso correcto.
- Las retiradas de servicio, con motivo y fecha. Un equipo retirado que reaparece en una furgoneta tres meses después es un incidente, no un descuido.
- Los registros de formación, con contenido, duración, quién la impartió y firma.
- Su periodicidad escrita y su razón. Tres líneas. Es lo que convierte un calendario en un sistema de gestión, y lo primero que le van a pedir.
Si su método es mejor
Esta página describe una práctica corriente y apoyada en fuentes. No describe la única posible, y el control de vencimientos es justamente el terreno donde los técnicos de prevención han inventado los mejores apaños: un código de color legible desde el otro extremo de la nave, un ritual de quince minutos los lunes, un procedimiento de almacén que hace imposible saltarse la revisión.
Si tiene uno que funciona, es exactamente lo que este sitio existe para recoger y devolver a la profesión.