En España, buscar «modelo de evaluación de riesgos» y encontrar una tabla de riesgos con una puntuación al lado es lo normal. Y es insuficiente, porque el reglamento no pide una tabla de riesgos: pide cuatro datos concretos por puesto de trabajo, y dos de ellos rara vez aparecen.
El artículo 7 del RD 39/1997 dice que en la documentación deberán reflejarse, para cada puesto de trabajo cuya evaluación ponga de manifiesto la necesidad de tomar alguna medida preventiva:
a) La identificación del puesto de trabajo.
b) El riesgo o riesgos existentes y la relación de trabajadores afectados.
c) El resultado de la evaluación y las medidas preventivas procedentes.
d) La referencia de los criterios y procedimientos de evaluación y de los métodos de medición, análisis o ensayo utilizados.
Las letras b) y d) son las que faltan. Y no son detalles de forma: la primera es lo que hará que la evaluación sirva de algo dentro de quince años, y la segunda es lo que hace que una puntuación sea verificable en lugar de decorativa.
Antes de nada: la evaluación no es el plan de prevención
Es la confusión más común, y la LPRL la resuelve en un párrafo. El artículo 16.1 llama plan de prevención de riesgos laborales al sistema completo, y lo describe así:
Este plan de prevención de riesgos laborales deberá incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa.
Y a continuación, en el 16.2, dice qué son la evaluación y la planificación:
Los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación del plan de prevención de riesgos […] son la evaluación de riesgos laborales y la planificación de la actividad preventiva.
De modo que hay tres cosas, no una: el plan (el sistema), la evaluación (lo que hay) y la planificación (lo que se va a hacer). Este modelo cubre los dos instrumentos, no el plan que los contiene — y en el apartado 1 hay un campo para anotar de qué plan forma parte, precisamente para que la carpeta no quede huérfana.
Vale la pena saber además que el artículo 16.2 bis permite hacer las tres cosas de forma simplificada en atención al número de trabajadores y a la naturaleza y peligrosidad de las actividades, «siempre que ello no suponga una reducción del nivel de protección». Simplificada no es abreviada a voluntad: es simplificada en los términos que se determinen reglamentariamente.
El puesto de trabajo es la unidad, no el área
El artículo 7.a) exige «la identificación del puesto de trabajo», y eso fija el corte de la evaluación española. No es el área, no es el departamento, no es la nave: es el puesto.
Es una diferencia real con otros sistemas. Francia evalúa por unidad de trabajo y no la define; Alemania evalúa «je nach Art der Tätigkeiten», por tipo de actividad. España habla de puesto, lo que en la práctica se parece más al enfoque alemán que al francés, y tiene una consecuencia útil: un puesto se describe por sus tareas, así que la evaluación se rehace cuando cambian las tareas, no cuando se mueve el mobiliario.
El artículo 16.2.a) refuerza el enfoque: la evaluación inicial tiene en cuenta «la naturaleza de la actividad, las características de los puestos de trabajo existentes y de los trabajadores que deban desempeñarlos». Los trabajadores que deban desempeñarlos: la persona entra en la evaluación, no solo la tarea. De ahí que los trabajadores especialmente sensibles, los menores y las trabajadoras embarazadas o en período de lactancia obliguen a evaluaciones específicas además de esta.
La relación de trabajadores afectados: la letra b)
«El riesgo o riesgos existentes y la relación de trabajadores afectados.» Relación, no número.
Es el dato que más se omite, y la razón es comprensible: escribir nombres en un documento que se conserva cuesta más que escribir «3 operarios». Pero también es el dato que convierte la evaluación en trazabilidad de exposiciones — y esa es la única función por la que alguien la buscará dentro de veinte años, cuando haya que responder quién estuvo expuesto a qué agente y durante cuánto tiempo.
En puestos con rotación alta, la solución practicable es una relación nominal por revisión, no una lista que se pretenda mantener al día a diario. Lo que no funciona es la casilla con un número: cuando llegue la pregunta, el número no responderá.
La referencia a los criterios y métodos: la letra d)
Esta letra es la particularidad española más fuerte de todo el bloque documental. El reglamento no impone un método de evaluación, pero obliga a declarar el que se ha usado.
La consecuencia es concreta: una evaluación con una columna «nivel: 12» y ninguna explicación de cómo se llega a 12 no es imprecisa, es incompleta según el artículo 7.d). Y el remedio cuesta diez minutos: escribir las escalas con palabras y nombrar el método.
Si usa la NTP 330 del INSST, dígalo y diga que sus dos multiplicaciones son las suyas. Si usa una matriz de consecuencias por probabilidad, escriba las cuatro descripciones de cada eje. Y si ha habido mediciones — ruido, agentes químicos, iluminación, vibraciones — la letra d) también las alcanza: agente, equipo, fecha, laboratorio y número de informe.
La planificación: tres cosas por cada actividad
Aquí el artículo 16.2.b) es tan explícito como el 7 del reglamento:
Dichas actividades serán objeto de planificación por el empresario, incluyendo para cada actividad preventiva el plazo para llevarla a cabo, la designación de responsables y los recursos humanos y materiales necesarios para su ejecución.
Tres elementos, actividad por actividad. Y el artículo 9 del RD 39/1997 añade un cuarto: la planificación incluirá «en todo caso, los medios humanos y materiales necesarios, así como la asignación de los recursos económicos precisos».
Una planificación que sea una lista de acciones sin responsable, sin plazo o sin recursos está incompleta según el texto, no según un criterio de calidad. Es también, y no por casualidad, la parte que más rápido se comprueba en una visita de la Inspección: se lee una columna y se sabe.
La ley permite ejecutarla por fases de forma programada (art. 16.2). Es una concesión real y se usa mal: por fases significa fases escritas y fechadas. Sin eso, «por fases» quiere decir «más adelante».
El seguimiento continuo, que no es lo mismo que ejecutar
El mismo artículo 16.2.b) continúa:
El empresario deberá asegurarse de la efectiva ejecución de las actividades preventivas incluidas en la planificación, efectuando para ello un seguimiento continuo de la misma.
Y añade que las actividades deberán modificarse cuando el empresario aprecie, como consecuencia de los controles periódicos, «su inadecuación a los fines de protección requeridos».
Traducido a una tabla: hace falta una columna para «ejecutada el» y otra distinta para «resultado de la comprobación de su eficacia». Una extracción localizada instalada y funcionando, pero que aspira donde no se genera el contaminante, es una actividad cerrada y un riesgo abierto. El modelo separa las dos columnas por eso.
Esta idea aparece en las cinco jurisdicciones de este sitio con nombres distintos —Wirksamkeitskontrolle en Alemania, program evaluation en el reglamento federal canadiense— y en las cinco es lo que más se omite.
La revisión: la única periodicidad es la que se negocia
Aquí hay una diferencia que sorprende a quien viene de otro país: la ley española no fija un plazo de revisión.
El artículo 16.2.a) dice que la evaluación «será actualizada cuando cambien las condiciones de trabajo y, en todo caso, se someterá a consideración y se revisará, si fuera necesario, con ocasión de los daños para la salud que se hayan producido». El artículo 6 del RD 39/1997 añade la revisión «cuando así lo establezca una disposición específica» y, en su apartado 2, lo siguiente:
Sin perjuicio de lo señalado en el apartado anterior, deberá revisarse igualmente la evaluación inicial con la periodicidad que se acuerde entre la empresa y los representantes de los trabajadores.
Una periodicidad acordada, no legal. Comparado con Francia, que impone la actualización anual a partir de once trabajadores, o con Ontario, que impone la revisión anual de la política escrita, el sistema español remite el calendario a la negociación.
Eso tiene una consecuencia práctica que conviene no perder: si no hay acuerdo escrito sobre la periodicidad, la revisión no tiene fecha de vencimiento, y una obligación sin fecha es una obligación que en la práctica no llega. El modelo reserva un campo para anotar el plazo acordado, con quién y cuándo — es probablemente la línea más útil del documento entero.
El artículo 6.1 también ordena tener en cuenta, al revisar, la investigación de las causas de los daños producidos, las actividades de reducción y control de riesgos, y el análisis de la situación epidemiológica. La evaluación se alimenta de la vigilancia de la salud, no vive al margen de ella.
Consulta y participación: un derecho de presencia, no solo de acceso
Dos artículos de la LPRL afectan directamente a cómo se hace este documento.
El artículo 33.1 obliga a consultar a los trabajadores, con la debida antelación, sobre varias decisiones, y su letra d) es la que llama la atención: los procedimientos de información y documentación de los artículos 18.1 y 23.1. Es decir: cómo se documenta y cómo se informa es materia de consulta previa, no solo el resultado.
El artículo 36.2.a) faculta a los Delegados de Prevención para:
Acompañar a los técnicos en las evaluaciones de carácter preventivo del medio ambiente de trabajo
Un derecho de presencia en el acto de evaluar, no solo de acceso al informe. Ninguna de las otras cuatro jurisdicciones que cubre este sitio lo formula con esa claridad: Alberta obliga a «involucrar» a los trabajadores afectados, Alemania y Francia articulan la participación a través de las instancias representativas, pero acompañar al técnico durante la evaluación es una facultad específica y española.
Y el 36.2.b) les da acceso a la documentación de los artículos 18 y 23, con la confidencialidad exigida cuando se trate de datos de salud. Donde no haya Comité de Seguridad y Salud por no alcanzar el número mínimo de trabajadores, las competencias del comité las ejercen los Delegados de Prevención (art. 36.1).
Conclusión operativa: avisar de la fecha de la evaluación no es cortesía, es la forma de que el derecho del 36.2.a) pueda ejercerse.
Los cinco documentos del artículo 23 — y el día que se cierra la empresa
El artículo 23.1 enumera lo que hay que elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral:
- a) el plan de prevención;
- b) la evaluación de los riesgos, incluido el resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores;
- c) la planificación de la actividad preventiva, incluidas las medidas de protección y prevención y, en su caso, el material de protección que deba utilizarse;
- d) la práctica de los controles del estado de salud y las conclusiones obtenidas;
- e) la relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado una incapacidad laboral superior a un día de trabajo.
Este modelo cubre b) y c). Los otros tres existen aparte, y por eso el apartado 9 es una tabla de localización: dónde está cada uno y quién lo custodia. Una carpeta que solo contenga la evaluación está incompleta en un control, aunque la evaluación sea impecable.
Dos apartados más del mismo artículo que casi nadie tiene presentes:
- 23.2 — «En el momento de cesación de su actividad, las empresas deberán remitir a la autoridad laboral la documentación señalada en el apartado anterior.» El día del cierre hay que enviarlo todo, lo que se agradece mucho si estaba ordenado antes.
- 23.4 — esa documentación debe ponerse también a disposición de las autoridades sanitarias.
Lo que este modelo no es
- No trae una lista de riesgos precargada. Fue una decisión discutible: una lista de ochenta riesgos tipo ahorra tiempo y hace perder más, porque se evalúa lo que está en la lista y no se ve lo que falta — y lo que falta es, con frecuencia, lo que acaba lesionando a alguien.
- No cubre las evaluaciones específicas. Agentes químicos, ruido, vibraciones, agentes biológicos, manipulación manual de cargas, pantallas de visualización, ATEX, trabajadoras embarazadas, menores, trabajadores especialmente sensibles: cada uno tiene su propia normativa, sus propios criterios y a veces su propio formato. Este documento es la capa de debajo.
- No es el plan de prevención, como se explica arriba, ni la memoria y programación anual del servicio de prevención.
- No es asesoramiento jurídico ni una exposición completa de las obligaciones. Los dos textos están enlazados abajo y son cortos.
- No es exportable. La obligación de evaluar es europea — viene de una directiva de 1989 — pero el documento no lo es: DUERP en Francia, Gefährdungsbeurteilung en Alemania, DVR en Italia, y en Canadá no existe ningún documento único obligatorio. Una evaluación española presentada en Francia es un documento sin base legal allí.
Cómo usarlo
- Identifique los puestos (apartado 2) por sus tareas, y anote los que incluyan trabajadores especialmente sensibles: esos necesitan evaluación aparte.
- Escriba el método y las escalas (apartado 3) antes de puntuar nada. Es obligatorio por el artículo 7.d) y evita reevaluar todo a la tercera hoja.
- Avise a los Delegados de Prevención de las fechas. Tienen derecho a acompañar al técnico.
- Vaya al puesto. Una hoja por puesto, con alguien que lo desempeñe. Ningún archivo sustituye este paso.
- Rellene la tabla del apartado 4 con las cuatro letras del artículo 7 — incluida la relación nominal de afectados.
- Planifique con plazo, responsable y recursos (apartado 5). Sin las tres cosas, está incompleta según la ley.
- Fije la fecha de comprobación de la eficacia (apartado 6) al mismo tiempo que la actividad. Después no ocurre.
- Acuerde la periodicidad de revisión con los representantes y escríbala (apartado 7).
- Complete la tabla del artículo 23 (apartado 9) diciendo dónde está cada uno de los cinco documentos.
Y anote la próxima revisión en algún sitio donde vuelva a verla. La primera evaluación casi siempre se hace en serio; es la segunda la que se queda sin hacer.